Что такое ЭДО в логистике и зачем он нужен

Система электронного документооборота (ЭДО) в логистике становится популярной среди компаний, осуществляющих грузоперевозки. Связано это, в первую очередь, с удобством.

Использование бумажных документов в сложных процессах доставки ведет к замедлению рабочего цикла, задержкам в выплатах и затрудняет адаптацию к изменениям в логистических цепочках. Внедрение ЭДО дает возможность мониторинга статусов перевозок в реальном времени и улучшает эффективность работы логистических компаний.

Из чего состоит электронный документооборот в логистике

ЭДО в области логистики предусматривает процесс замены традиционного формата документов, которые обычно сопровождают грузы, на их электронные версии. Эти файлы обладают такой же юридической силой, как и их бумажные аналоги. В настоящее время разработаны и приняты XML-форматы следующих форм логистической электронной документации:

● транспортная накладная;

● заказ-наряд;

● сопроводительная ведомость;

● договор фрахтования;

● путевой лист;

● заказ (заявка).

Обмен документами осуществляется через специализированных операторов. При поступлении файла сервис проверяет его соответствие установленным форматам, уникальность идентификатора и подлинность электронной подписи. В случае обнаружения ошибок в документе оператор ЭДО информирует отправителя о необходимости повторного формирования и отправки.

Преимущества использования ЭДО в логистике

Логистические компании, обслуживающие клиентов по всей стране, сталкиваются с высокими затратами времени и финансов при пересылке бумажных документов. Электронный документооборот в логистике дает следующие преимущества:

● скорость отправки документов возрастает;

● упрощается и оптимизируется документооборот для участвующих сторон;

● снижается риск ошибок и потери данных;

● обеспечивается полная прозрачность процесса с возможностью отслеживания статуса и местонахождения грузов;

● исключаются задержки в работе.

Сокращение затрат на канцелярские товары и хранение документации становится не менее важным аспектом при переходе на ЭДО в логистике. Это освобождает сотрудников, ранее занятых управлением бумажными документами, для выполнения других задач. Благодаря структурированию всех данных в электронном архиве, время, необходимое для поиска и отслеживания документов, также сокращается.

Кроме этого, новый подход минимизирует вероятность возникновения ошибок, поскольку формат документов в ЭДО регулируется законодательством.

 

от Avtor

Добавить комментарий